フォルダは大きく分けると、メッセージを入れるために使える通常フォルダと、指定した検索条件に合致するメッセージがリストされる検索フォルダに分けられます。
通常フォルダは、名前のとおり通常のメッセージを格納することができるフォルダです。通常フォルダを選択すると格納されたメッセージが一覧でき、またメッセージの移動・コピー先として指定することができます。通常フォルダにはローカルフォルダとリモートフォルダがあります。
ローカルフォルダは、格納されているメッセージがローカルで管理されているフォルダで、POP3やNNTP, RSSアカウントのフォルダはローカルフォルダになります*1。ローカルフォルダは任意の場所に作成することができます。
リモートフォルダは、格納されているメッセージがサーバ上で管理されているフォルダで、IMAP4アカウントでサーバ上にあるフォルダはリモートフォルダになります。リモートフォルダはサーバによって作成できる場所に制限があることがあります。たとえば、サーバによってはInboxの下にしかフォルダを作成できなかったり、メッセージを入れるフォルダには子フォルダを作成できなかったりします。サーバからリモートフォルダの一覧を取得してフォルダリストを更新するには、[フォルダ]-[フォルダリストを更新]を使用します。
検索フォルダは通常フォルダとは異なりメッセージを格納することはできません。代わりに指定された検索条件に合致するメッセージが格納されているかのように振舞います。つまり、検索フォルダを選択すると検索条件に合致したメッセージが一覧されます。メッセージの移動・コピー先として指定することはできません。
一部のフォルダは特殊な扱いを受けます。たとえば、POP3アカウントでは受信箱にはサーバから取得したメッセージが格納され、送信箱に格納されたメッセージは次回の送信操作時に送信されます。以下のような特殊フォルダがあります。
IMAP4以外のアカウントでは必要な特殊フォルダはアカウント作成時に自動的に作成されます。IMAP4アカウントでは受信箱と検索結果以外のフォルダは手動で指定する必要があります。IMAP4での特殊フォルダの設定については、IMAP4アカウントのアカウントの作成を参照してください。
IMAP4以外のアカウントでも自動で作成されたのとは別のフォルダを特殊フォルダにすることができます。このとき、一つのフォルダを複数の特殊フォルダとして指定することもできます。たとえば、受信箱と送信控えを同じフォルダに指定すると、送信したメールの控えが受信箱に格納されるので、スレッド表示などが行いやすくなります。特殊フォルダの指定方法は、フォルダのプロパティの一般を参照してください。任意のフォルダを特殊フォルダにすることができますが以下の制限があります。
*1IMAP4でもローカルフォルダを使用することもできます